PTA副会長の後藤です。
PTA役員や委員・係からP会員(保護者)の皆様への連絡手段について、「いろいろなルートがあってよくわからない」というご指摘を頂きましたので少しコメントしておきます。
実は、我々役員側でもちゃんと決まっていない、というのが実情です、、、(ごめんなさい)
PTA役員や委員・係から会員の皆様への連絡が多く「ちょっとうざいなー」と感じていらっしゃる方がいましたらすみません。
ここにはいろいろな理由(≒言い訳)があるのですが、結局のところ、「こちら側が重要だと思っている情報は皆様にあらゆる手段でお届けしたい」ということがベースにあります。(意識調査などがまさにそれにあたりますが、興味のない方からするとうざい、となっちゃいますよね、、、)
現在、PTAからの連絡手段としては大きく7つあります。
①すぐーる
②LINE公式
③こども便(印刷したものをクラスで配布)
④クラスLINE
⑤Webからの告知
⑥LINE WORKS
⑦メール
①すぐーる
すぐーるは、「学校が情報発信する」ためのツールです。昨年度以前も使っていましたが、今年度から学校側も大幅にデジタル化に踏み切り、積極的にすぐーるで配信するようになりました。
PTAはすぐーるを使う権利があるわけではありませんが、学校側の協力のもと、「重要な情報であれば協力いただける」ことにはなっています。
一方で、すぐーるで様々な情報を流してしまうと、「本当に重要な情報」が抜け漏れてしまうことから、ある程度節度を持って使わないと学校からの重要情報が抜け落ちるのは本末転倒になります。
これらの背景から、PTAでも配信の仕組みを持たないとまずいよね、と昨年度役員は考えたわけです。それがLINE公式の活用につながります。
②LINE公式
LINE公式はいくつかのツールを検討した中でもっとも効率よく使えるだろう、という判断のもと導入しました。
このツールはお金がかかっており、月額5000円、年間6万円です。皆様からお預かりする貴重な会費を使うわけですが、簡便さと情報伝達の確実性からすると投資対効果は決して悪くないと考えています。
LINE公式には配信数の制限があり、現在の登録状況だと月7本程度がMAXです。ですので、配信が多い月は情報を混在させたり、一部をWebで代替しながら配信しています。
LINE公式の課題は、まだどういう情報を流すべきで、どういう情報は流さないか、という線引きが不十分であることです。これとすぐーるからの連絡と相まって「わかりにくい」というご指摘を頂くことになっているのだと思います。
※今年度になってすぐーるでの配信のハードルが下がった印象があり、今後LINE公式が必要なくなるかもしれませんが、来年度あたりに検討に上がるかもしれません。
③こども便(印刷したものをクラスで配布)
紙媒体ですね。これは配布側にとっては面倒でもあるし、受け取る側もじっくり見るには見やすいものの、「通勤中に見られない」「複数の保護者が同時に見られない」「子どもがランドセルから出し忘れる」等のデメリットもあります。
とはいえ、やはり紙は読んでもらえる確率が高い傾向もありますし、100%登録いただけていないLINE公式や100%かどうかわからないすぐーるだけに頼ると「全員に届けなければいけない情報」が漏れる可能性もあります。そのため、面倒であっても必要な時は紙が登場します。
なお、学校側と会話すると、概ね「子どもと一緒に見たほうが良いものは紙で」「学校-保護者間の連絡手段はデジタルで」というスタンスを取っているようです。ですので、子どもが読める紙の配布が来た場合には(PTAとは関係なく)子どもと一緒に読んでいただくのも良いかと思います。
④クラスLINE
クラスLINEは各学級ごとに主に学年委員さんが中心になって作ったグループLINEですね。これは存在するクラスとないクラスがありまして、特に学年委員さんがいないクラスはとりまとめがいらっしゃらないがゆえにないと思われます。(作らなければいけない／入らなければいけないわけではありませんし、PTAでも矯正しておりませんが、同じクラスの保護者同士の連絡には便利でしょうし困りごと相談にも使えるのではと想像しています。)
クラスLINEはそれぞれのクラスで位置付けや状況も異なると思いますし、それぞれのクラスで使い方を決めて頂けると良いと思いますが、委員さんから伝えて欲しい情報等をクラスLINEを通じて案内しているものもあると思います。
なお、PTA役員からも「クラスLINEから投稿をお願いしたい」というケースもありますが、基本は学年委員さんを通じて依頼をし、登校をするかどうかは各学年委員さんにお任せしておりますので、「PTAからの連絡手段」というには少し弱いかもしれません。
⑤Webからの告知
弦小PTAはWebサイトを運営しており(これを読んでいるということはお分かりかと思いますが)、ここに情報を書き込むことである意味で「アーカイブ」しています。
書いただけでは見て頂けないので重要な情報についてはLINE公式でURLを配信しておりますので、ご覧いただいていらっしゃる方もおられるでしょう。
⑥LINE WORKS
LINE WORKSは現在、役員、委員、係で利用しているコミュニケーションツールです。その名の通り、LINEが運営しているビジネスチャットツールでLINEに似たUI設計になっているので比較的使いやすいものです。
昨年度は役員はslackを利用していましたが、slackの仕様が変わり無料では使いにくくなったのでLINE WORKSにシフトしました。その延長で今年度は委員さん、係さんで使っていただくようにお願いしています。(係さんはLINEグループなどで運営されているところもあるようですが)
役員、委員、係と連絡できる範囲は限定的ですが、事務的な情報交換は極めて密に行っているものでもあります。
⑦メール
弦小PTAはメールアドレスとして、 tsurushou.pta@gmail.com を使っています。
PTA会員の皆様にはPTAに加入いただく際、メールアドレスも登録いただいており、総会開催の案内などでは利用したと思います。
メールは誰でも使えるツールではあるものの、スマホ／アプリが全盛になっている昨今ではむしろ読まれる確率が低いと考えており、すぐーるやLINE公式などで代替している、というのが正直なところです。
昨年度から方針を整理しなければ、という議論はうっすらと出ているものの、他の優先度の高い議題に注力しているうちに後回しになっているものでもあります。(申し訳ありません)
ということで言い訳じみた内容で恐縮ですが、R5年度現在の状況を記しておきます。
現役員はIT素人集団ですので、良いやり方をご存じの方は是非教えてください。